Politica de confidențialitate

Scopul principal al Regulamentului European 2016/679 privind protecția persoanelor fizice referitor la prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date („Regulamentul”) este creșterea nivelului de protecție a datelor personale și crearea unui climat de încredere care să permită fiecărei persoane controlul asupra propriilor date.

Această politică de confidențialitate se aplică datelor cu caracter personal pe care le colectăm sau prelucrăm când vizitezi site-ul Acorns, precum și în derularea activității Acorns.

Acorns prelucrează datele cu caracter personal ale cursanților săi potențiali, curenți și foștilor cursanți, precum și ale părinților și/sau reprezentanților legali ai acestora, ca parte a activității zilnice necesară pentru oferirea serviciilor educaționale.

Acorns prelucrează datele cu caracter personal pe care le colectează în conformitate cu Regulamentul European.

Consimțământ – al persoanei vizate înseamnă orice manifestare de voință liberă, specifică, informată și lipsită de ambiguitate a persoanei vizate prin care aceasta acceptă, printr-o declarație sau printr-o acțiune fără echivoc (fiind exclusă inacțiunea, aceasta neputând fi interpretată drept consimțământ), ca datele cu caracter personal care o privesc să fie prelucrate.

Date cu caracter personal – înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoana vizată”); o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.

Operator – înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism care, singur sau împreună cu altele, stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal.

Persoana vizată – reprezintă orice persoană fizică ale cărei date cu caracter personal sunt prelucrate în cadrul activității desfășurate de Acorns.

Persoana împuternicită de operator – înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism care prelucrează datele cu caracter personal în numele operatorului.

Prelucrare – înseamnă orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi: colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea.

Prelucrarea datelor cu caracter personal se face întocmai cu respectarea dispozițiilor legale și a principiului interesului superior al minorului, într-o manieră legală, corectă și transparentă.

Colectarea datelor personale se face numai în scopuri specificate, explicite și legitime, iar datele nu vor fi procesate mai departe într-o manieră incompatibilă cu acele scopuri. Colectarea datelor personale va fi adecvată, relevantă și limitată la informațiile necesare scopului procesării.

Datele personale vor fi corecte și, acolo unde este necesar, actualizate. Se vor lua toate măsurile necesare pentru a se asigura că datele incorecte sunt șterse sau corectate fără întârziere.

Datele personale vor fi păstrate într-o formă ce permite identificarea persoanei vizate și pentru o perioadă nu mai lungă decât cea în care datele personale sunt procesate, cu excepția situațiilor impuse de lege în care păstrarea ar putea fi necesară și ulterior.

Toate datele personale vor fi păstrate confidențial și stocate într-o manieră ce asigură securitatea necesară. Datele personale nu vor fi distribuite persoanelor terțe decât în cazul în care este necesar în scopul oferirii de servicii conform acordurilor.

Persoanele vizate au dreptul de a solicita accesul la datele personale, rectificarea și ștergerea acestora, împotrivirea sau restricționarea de la procesarea datelor, cât și dreptul la portabilitatea datelor.

De asemenea, prelucrarea datelor cu caracter personal poate fi efectuată și în baza consimțământului acordat, înainte de momentul prelucrării, cu privire la:

• Folosirea fotografiilor și a clipurilor video ale cursanților în diferite publicații școlare, pe website-ul Acorns și pe paginile de social media ale Acorns;
• Folosirea datelor de contact pentru comunicările de marketing direct în activitățile de strângere de fonduri.

• Oferirea serviciilor educaționale, începând cu procesul aplicării/înscrierii cursanților, administrarea cursurilor, activităților educaționale;
• Oferirea serviciilor educaționale auxiliare: suport emoțional, activități extracurriculare, excursii, ateliere de creație, înființare mediu virtual de comunicare cu părinții;
• Asigurarea securității la sediu: monitorizarea accesului în incinta Acorns, supraveghere video;
• Oferirea/asigurarea serviciilor medicale;
• Administrarea și organizarea activității: administrarea înscrierilor cursanților și a altor documente educaționale, gestiunea taxelor, auditurilor interne și inspecțiilor, pregătirea rapoartelor și statisticilor, implementarea politicilor școlare/educaționale, arhivare, evaluarea calității serviciilor, întocmirea fișelor de evaluare;
• Comunicare: păstrarea contactului cu părinții și/sau reprezentanții legali;
• Organizarea de activități de strângere de fonduri și/sau alte evenimente școlare (ex: spectacole, concerte etc.), inclusiv comunicare de marketing cu privire la astfel de activități;
• Soluționarea disputelor;
• În vederea colectării eventualelor debite și recuperării creanțelor atât pe cale amiabilă, cât și prin intermediul acțiunilor în instanță;
• În vederea realizării de campanii/sondaje având ca obiectiv principal măsurarea gradului de mulțumire al clienților raportat la prestarea serviciilor de către Acorns. Astfel de campanii pot fi gestionate intern de către angajații Acorns, dar și de companii terțe, specializate în colectarea de feedback de la clienți.

• Date cu caracter personal privind identificarea și de contact: nume, prenume, număr de telefon, serie, număr și valabilitate carte/buletin de identitate, pașaport sau legitimație de ședere temporară în România, CNP, adresă domiciliu, adresă de e-mail, date bancare;
• Date referitoare la starea de sănătate: istoric medical, alergii, rezultate de examinare medicale, adeverințe/certificate medicale și alte date medicale ale cursanților;
• Date referitoare la mediul educațional și la performanța școlară a cursanților: înregistrări academice, disciplinare sau alte materiale educaționale, referințe, hobby-uri, rezultatele testelor educaționale, feedback, evaluări etc.;
• Date comportamentale, date privind preferințele/interesele cursanților;
• Informații familiale: istoricul familial, limba cunoscută, profesia și locul de muncă al părinților etc.;
• Date de autentificare și acces: e-mail, legitimații, date despre locație, alți identificatori online etc.;
• Fotografii și videoclipuri;
• Informații tehnice (adresa IP, device-ul utilizat pentru vizitarea site-ului);
• Date demografice (data nașterii, adresa poștală);
• Date de logare în cont (username și parolă);
• Date despre comportamentul online și preferințele dvs.: adresa IP a dispozitivului mobil și/sau a computerului dvs., paginile pe care le vizitați în site-ul nostru;
• Date referitoare la interesele și nevoile dvs.: de exemplu atunci când completați un sondaj de opinie sau sunați la centrul nostru de relații cu clienții.

Datele cu caracter personal colectate de Acorns sunt în general furnizate direct de către părinți și/sau reprezentanții legali. În alte cazuri, acestea pot fi colectate de la terțe părți, cum ar fi: medicul, unitățile de învățământ la care au fost înscriși anterior cursanții, autorități publice etc.

Menționăm faptul că există anumite categorii de date cu caracter personal imperios necesare pentru înscrierea la sistemul educațional Acorns, precum și pentru a putea oferi cursanților servicii educaționale adecvate. Astfel de categorii de date sunt înscrise în formularul de înscriere și în contractul educațional. Toate categoriile de date obligatorii pentru înscrierea la cursurile Acorns sunt aduse la cunoștința dvs.

Datele cu caracter personal pot fi prelucrate și ca urmare a unei obligații legale în sarcina Acorns (spre exemplu: asigurarea pazei, monitorizare video).

Datele cu caracter personal pot fi prelucrate pentru realizarea unei sarcini în interes public; luând în considerare că Acorns oferă servicii educaționale, care în conformitate cu dispozițiile legale aplicabile sunt considerate ca fiind un serviciu de interes public, o parte semnificativă din operațiunile de prelucrare a datelor cu caracter personal este strict legată de scopul educațional (spre exemplu: pregătirea și stocarea înregistrărilor academice, evaluarea performanțelor cursanților etc.).

Datele cu caracter personal pot fi prelucrate având ca scop interesul legitim al Acorns, pentru a putea furniza servicii educaționale la cele mai înalte standarde, orientate întotdeauna în beneficiul și interesul superior al copilului, fără a încălca drepturile și libertățile părinților/reprezentanților legali și ale minorilor.

În temeiul aceluiași scop, respectiv al interesului legitim, Acorns poate prelucra date cu caracter personal și în următoarele situații: monitorizarea canalelor de comunicare online; gestionarea, controlul și realizarea statisticilor privind activitatea unității de învățământ; asigurarea securității; menținerea relațiilor strânse cu absolvenții și comunitatea Acorns; colaborarea cu alte unități de învățământ; executarea contractelor cu furnizorii, inclusiv cu brokerii de asigurări.

Referitor la prelucrarea categoriilor speciale de date cu caracter personal, respectiv datele referitoare la starea de sănătate, Acorns prelucrează astfel de date în următoarele temeiuri:

• Necesitatea protejării cursanților în scopul medicinii preventive, al diagnosticării și al asigurării de îngrijiri medicale sau de tratament;
• Prelucrarea este necesară din motive de interes public major, în temeiul legislației europene și/sau naționale, în special în situațiile în care Acorns trebuie să evalueze capacitatea de învățare a unui cursant și să adapteze activitățile didactice la nevoile speciale ale acestuia;
• Consimțământul explicit acordat de către părinți/reprezentanții legali ai minorilor pentru divulgarea datelor cu caracter personal ale cursanților legate de starea acestora de sănătate.

Vom partaja partea necesară din datele dumneavoastră personale numai în măsura în care sunt necesare și numai următoarelor categorii de terți:

(a) societăți care ne oferă produse și servicii (împuterniciți), cum ar fi: (i) agenții media, cum ar fi cele care organizează campanii promoționale și cele care administrează pagina de internet; (ii) servicii internet: analize, publicitate; (iii) agenții de infrastructură (terți care gestionează newsletterul primit prin e-mail, marketing prin SMS sau alte feluri de marketing, activitățile de asistență clienți sau de vânzare în numele nostru); (iv) furnizori de sisteme IT și furnizorii de servicii de asistență aferenți, inclusiv arhivarea de e-mailuri, furnizorii de servicii de telecomunicații, realizare copii de rezervă și recuperare în caz de dezastru, servicii de securitate informatică, instrumente online, furnizori de găzduire server;

(b) companii implicate în operarea paginii noastre de internet;

(c) alte părți, cum ar fi autoritățile și instituțiile publice, contabilii, auditorii, avocații și alți consilieri profesionali externi, în cazul în care activitatea acestora necesită cunoașterea acestora sau în cazul în care legea ne impune să le divulgăm, furnizori de servicii de curierat.

Acorns divulgă datele cu caracter personal numai acelor membri, personalului și colaboratorilor care sunt autorizați să acceseze datele cu caracter personal, în principal pentru asigurarea furnizării serviciilor educaționale și auxiliare. Astfel, anumite departamente și personal al Acorns vor avea acces la datele referitoare la starea de sănătate a cursanților în vederea protejării interesului superior al minorului.

De asemenea, vom divulga informațiile dumneavoastră personale unor terți:

(a) în cazul în care ne solicitați sau ne dați acordul în acest sens;

(b) persoanelor care pot demonstra că dețin autoritatea legală de a acționa în numele dumneavoastră;

(c) în cazul în care este interesul nostru legitim să facem acest lucru pentru a administra, extinde sau dezvolta activitatea comercială: (i) în cazul unui transfer de întreprindere (vindem o parte a afacerii sau anumite bunuri) care are legătură cu pagina de internet la care vă abonați, putem dezvălui datele dumneavoastră posibilului cumpărător al respectivelor activități comerciale sau bunuri, pentru a ne asigura că respectiva activitate continuă; (ii) în cazul în care Acorns (sau o parte substanțială din bunurile sale) este achiziționată de un terț, situație în care datele personale deținute de Acorns vor constitui unul dintre activele transferate;

(d) în cazul în care avem obligația de a dezvălui datele dumneavoastră personale pentru a respecta o obligație legală, orice solicitare legală din partea autorităților guvernamentale sau executive, și după cum poate deveni necesar pentru a îndeplini anumite cerințe de securitate națională sau de aplicare a legii ori pentru a preveni anumite activități ilegale;

(e) pentru a răspunde oricăror pretenții, pentru a ne proteja drepturile noastre sau ale unui terț, pentru a proteja siguranța oricărei persoane sau pentru a preveni orice activitate ilegală;

(f) pentru a proteja drepturile, proprietățile sau siguranța Acorns, a angajaților săi, a clienților săi, a furnizorilor sau a altor persoane.

Acorns ia toate măsurile necesare pentru a se asigura că datele dumneavoastră cu caracter personal sunt prelucrate numai pentru perioada minimă necesară pentru scopurile stabilite în această Politică de confidențialitate. Astfel, Acorns va prelucra datele cu caracter personal pe toată durata relației contractuale, iar ulterior pentru perioadele de timp prevăzute în mod legal.

Criteriile pentru determinarea perioadei de păstrare a datelor dvs. cu caracter personal sunt:

(a) Acorns va păstra copii ale datelor dvs. cu caracter personal într-o formă care să permită identificarea numai atât timp cât: (i) păstrăm o relație în curs de derulare cu dvs. (de exemplu, în cazul în care sunteți inclus în lista noastră de e-mailuri și nu v-ați dezabonat); (ii) datele dvs. cu caracter personal sunt necesare în legătură cu scopurile stabilite în această Politică de confidențialitate și avem un temei legal valabil;

(b) în plus, în cazul în care sunt formulate acțiuni legale relevante, este posibil să continuăm prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal pentru un astfel de timp suplimentar necesar în legătură cu reclamația/acțiunea respectivă.

După încheierea perioadelor de la punctele (a) și (b) de mai sus, fiecare în măsura în care este aplicabilă, vom (i) șterge sau distruge definitiv datele cu caracter personal relevante sau (ii) vom anonimiza datele cu caracter personal relevante.

Acorns utilizează măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru menținerea confidențialității și securității datelor dvs. cu caracter personal. Totuși, vă rugăm să aveți în vedere faptul că aceste măsuri de protecție nu se aplică informațiilor pe care dvs. alegeți să le distribuiți în spațiul public, cum ar fi rețelele de socializare aparținând terților.

Datele dvs. cu caracter personal vor fi prelucrate de personalul sau agenții noștri autorizați, numai în măsura în care este necesar să le cunoască, în funcție de scopurile specifice pentru care au fost colectate datele dvs. cu caracter personal.

Stocăm datele dvs. cu caracter personal în medii de operare care utilizează măsuri rezonabile de securitate pentru prevenirea accesului neautorizat. Respectăm standarde rezonabile pentru protejarea datelor cu caracter personal.

Dreptul de a fi informat, de acces (persoana vizată are dreptul de a obține o confirmare că se prelucrează sau nu date cu caracter personal care o privesc și, în caz afirmativ, are dreptul de acces la datele respective). Acest drept poate fi limitat sau refuzat, motivul refuzului sau limitării urmând a fi comunicat persoanei vizate.

Dreptul de rectificare – persoana vizată are dreptul de a obține, fără întârzieri nejustificate, rectificarea datelor cu caracter personal inexacte care o privesc. Ținându-se seama de scopurile în care au fost prelucrate datele, are dreptul de a obține completarea datelor cu caracter personal care sunt incomplete, inclusiv prin furnizarea unei declarații suplimentare.

Dreptul la ștergere – în situațiile în care (1) datele nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor, (2) s-a retras consimțământul și nu există un alt temei juridic pentru prelucrare, (3) persoana se opune prelucrării și nu există motive legitime care să prevaleze în ceea ce privește prelucrarea sau (4) datele cu caracter personal au fost prelucrate ilegal, persoana are dreptul de a obține ștergerea datelor care o privesc, fără întârzieri nejustificate. Acest drept poate fi limitat sau refuzat, motivul urmând a fi comunicat persoanei vizate.

Dreptul de a restricționa prelucrarea – persoana vizată are dreptul la restricționarea prelucrării în următoarele situații: (i) contestă exactitatea datelor, pentru o perioadă care permite operatorului să verifice exactitatea datelor; (ii) prelucrarea este ilegală, iar persoana vizată se opune ștergerii datelor cu caracter personal, solicitând în schimb restricționarea utilizării lor; (iii) nu mai este nevoie de datele cu caracter personal în scopul prelucrării, dar persoana vizată le solicită pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță; (iv) persoana vizată s-a opus prelucrării, pentru intervalul de timp în care se verifică dacă interesele legitime ale operatorului prevalează asupra drepturilor persoanei.

Clientul are dreptul de a se opune în orice moment prelucrării datelor în scop de marketing direct, de a nu fi supus procesului de luare a deciziilor automate, inclusiv profilarea – nu are acest drept în cazul în care decizia: (i) este necesară pentru încheierea sau executarea unui contract între persoana vizată și Acorns; (ii) este autorizată prin dreptul Uniunii sau dreptul intern care se aplică Acorns și care prevede, de asemenea, măsuri corespunzătoare pentru protejarea drepturilor, libertăților și intereselor legitime ale persoanei vizate; (iii) are la bază consimțământul explicit al persoanei vizate.

Dreptul la portabilitatea datelor – persoana vizată are dreptul de a primi datele cu caracter personal care o privesc și pe care le-a furnizat, într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat, și are dreptul de a solicita Acorns să transmită aceste date altui operator, fără obstacole din partea Acorns, în cazul în care sunt îndeplinite cumulativ următoarele condiții: (i) prelucrarea se bazează pe consimțământ sau pe un contract și (ii) prelucrarea este efectuată prin mijloace automate, mai exact în cazul în care acest lucru va fi posibil din punct de vedere tehnic.

Dreptul de a adresa o plângere către Acorns – persoana vizată poate adresa o reclamație în cazul în care este nemulțumită de modul de prelucrare a datelor sale cu caracter personal sau de modalitatea de răspuns la solicitările acesteia.

Dreptul de a depune plângere la Autoritatea de Supraveghere – persoana vizată are dreptul de a depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal dacă este nemulțumită de modul de prelucrare a datelor sale cu caracter personal.

Dreptul de a se adresa justiției – persoana vizată are dreptul de a se adresa instanțelor competente dacă este nemulțumită de modul de prelucrare a datelor sale cu caracter personal.

Persoana vizată se bucură de aceste drepturi, indiferent de temeiul prelucrării datelor sale.

Newsletterele Acorns sunt transmise cu asigurarea confidențialității și securității informațiilor. Acordul dvs. reprezintă temeiul juridic pentru prelucrarea datelor cu scopul trimiterii newsletterului, conform art. 6 alin. (1) lit. (a) din Regulamentul European.

Opțiunea cu privire la acordul emis către Acorns poate fi modificată în orice moment:

• prin contactarea Acorns în acest sens;
• prin accesarea link-ului de dezabonare afișat în mesajele comerciale primite de la Acorns.

Scopul prelucrării datelor este informarea abonaților despre serviciile, campaniile, concursurile și alte evenimente create sau organizate de Acorns, precum și informații privind ofertele, dar fără a ne limita la acestea.

În continuare, acceptați faptul că putem salva informațiile cu privire la modalitatea prin care v-ați abonat la newsletter (de exemplu, din formularul de abonare sau dintr-un formular concurs), pentru a putea optimiza posibilitățile de abonare. În cazul în care, în cadrul înregistrării, ne oferiți din proprie inițiativă date opționale despre persoana dvs. (adresare, prenume, nume), acceptați ca noi să utilizăm aceste date pentru a putea folosi o adresare personală în newsletter.

Datele dumneavoastră vor fi stocate pentru o perioadă de 2 ani de la momentul colectării sau până la data retragerii consimțământului dumneavoastră, în funcție de care moment intervine primul. Datele dumneavoastră vor fi utilizate de către noi pentru alte scopuri doar dacă ați fost de acord cu astfel de utilizări. Dacă vă dezabonați de la newsletterul Acorns, datele profilului dvs. de abonat sunt șterse. În consecință, nu veți mai primi newsletterul.

Păstrarea și prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal, așa cum sunt descrise mai sus, pot impune transferarea/transmiterea datelor dvs. cu caracter personal și/sau stocarea lor către o destinație din afara țării tale de reședință, către state din Uniunea Europeană („UE”) sau Spațiul Economic European („SEE”).

Înainte de a face acest lucru, vom lua măsurile necesare pentru a ne asigura că datele personale vor beneficia de o protecție adecvată, conform legilor relevante privind confidențialitatea datelor și a politicilor interne ale Acorns.

În cazul în care transferul datelor cu caracter personal se va face și către state din afara Spațiului Economic European și nu vă sunt aplicabile niciuna dintre următoarele situații: v-ați exprimat explicit acordul cu privire la transferul de date, transferul este necesar pentru executarea unui contract între dvs. și operator, transferul este necesar pentru încheierea unui contract sau executarea unui contract încheiat în interesul dvs., este important pe considerente de interes public, necesar pentru stabilirea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță, necesar pentru protejarea intereselor tale vitale sau ale altor persoane atunci când dvs. nu aveți capacitatea juridică de a vă exprima acordul, transferul se realizează dintr-un registru care are scopul de a furniza informații publicului – transferurile vor putea avea loc fie în baza unor decizii de adecvare emise de Comisie, fie dacă statul în care vor fi transferate oferă garanții adecvate de protecție.

Ne rezervăm dreptul de a aduce modificări practicilor noastre și prezentei politici în orice moment. Vă rugăm să verificați site-ul cu regularitate pentru a putea vedea orice actualizări sau modificări aduse politicii noastre de confidențialitate.

Prezenta politică de confidențialitate se completează cu alte politici/proceduri adoptate la nivelul Acorns, printre care: politica de cookies și manualul de utilizare a datelor cu caracter personal.

Pentru orice întrebări/observații/clarificări cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal, vă rugăm să ne contactați la adresa de e-mail: office@acorns.ro sau la telefon: 0720 064 917.

Acorns — 25 mai 2018